Das Campus Management als Emblem einer vertrauensvollen Partnerschaft
Innerhalb der Schweizer Universitäten und Hochschulen ist Freiburg die einzige Institution, die eine komplette Modernisierung ihrer Informationssysteme durchgeführt hat. Rückblick auf ein 2013 riesiges Projekt, zu der Softcom beigetragen hat.
Es gibt Digitalisierungsprojekte, die zu Schulmodellen für eine neuartige Zusammenarbeit werden. Aufgrund seiner Komplexität, der eingesetzten menschlichen, technischen und organisatorischen Ressourcen, seiner Einzigartigkeit und seiner Dauer gehört das Programm zur Modernisierung des Campus Management an der Universität Freiburg dazu. Das 2013 begonnene Riesenprojekt hatte zum Ziel, das Informationssystem für die Verwaltung der gesamten Universitätsverwaltung vollständig zu überarbeiten. Dazu gehören die Finance und Human resources, die Infrastrukturverwaltung, die Verwaltung der Zulassungen und ECTS-Credits sowie die Studenten von der Anmeldung bis zum Abschluss. Das Ganze in den beiden Amtssprachen des Kantons. Innerhalb der Schweizer Universitäten und Hochschulen ist Freiburg die einzige Institution, die eine komplette Modernisierung ihrer Informationssysteme durchgeführt hat.
Ein ehrgeiziges Projekt
Alain Cochard war der Projektleiter dieses riesigen Programms während der sieben Jahre, die der Entwicklung und Implementierung des Campus Managements gewidmet waren. Der stellvertretende Direktor der IT-Dienste der Universität Freiburg bereut diese langwierige kollektive Arbeit nicht. Er erinnert sich: „2010 hatten wir festgestellt, dass eine umfassende Modernisierung unserer Systeme notwendig war, um mit der Entwicklung der akademischen Studiums (Bologna) und unserer Berufe innerhalb der Universität Schritt zu verfolgen und sich an diese anzupassen.“ Um dieses Projekt zu beginnen, haben Alain Cochard und seine Teams einen Antrag auf außerordentliche Mittel gestellt. Diese werden ihnen 2013 bewilligt. Die Anforderungen der Universität sind hoch. Es muss noch entschieden werden, wie sie erfüllt werden sollen. Dann kommt die Zeit der Wahl.
Der stellvertretende Leiter der IT-Dienste der Universität Freiburg hat dann zwei Möglichkeiten. Entweder er investiert in eine Marktlösung und passt sie an die Bedürfnisse und Einschränkungen der Universität an. Oder er entscheidet sich für eine Eigenentwicklung. Das Zögern dauerte nicht lange: «Wir haben uns sehr schnell für eine Eigenentwicklung entschieden, um unseren internen Prozessen besser gerecht zu werden», erklärt er. Ein weiterer Grund für diese Entscheidung war unser Wunsch, dieses Programm agil zu betreiben, d. h. die einzelnen Elemente im Laufe ihrer Entwicklung in Produktion zu geben. Wir wollten auf keinen Fall einen Big Bang. Die agile Methodik hat es uns ermöglicht, die Effizienz unseres Informationssystems zu gewährleisten und gleichzeitig das neue zu entwickeln.“
Eine von der „Kunden-Lieferanten-Beziehung“ befreite Zusammenarbeit
Alain Cochard führt damit ein noch wenig verbreitetes Modell der Zusammenarbeit (Kollaborationsmodell)ein: « Wir wollten, dass der externe Anbieter uns Fähigkeiten verkauft, die vor Ort in unseren Teams arbeiten. Wir wollten auf einen Partner zählen können, der uns die bestmöglichen Ressourcen zum Zeitpunkt T zur Verfügung stellt.“ Nach der öffentlichen Ausschreibung fiel die Wahl der Universität Freiburg natürlich auf Softcom. Tatsächlich entwickelt Softcom seit mehreren Jahren eine agile Methode und Prozesse, die ihren Kunden spezifische und skalierbare Ressourcen zuweisen, je nach ihren Bedürfnissen in allen Phasen ihres Digitalisierungsprojekts. Diese Methode verpflichtet zu einer starken Einbindung des Kunden und ermöglicht es, sehr schnell auf seine Wünsche zu reagieren. Dieses Subcontractor Modell befreit sich somit von der „Kunden-Lieferanten-Beziehung“, da es eine enge Zusammenarbeit der Teams, viel Dialog und ein beträchtliches gegenseitiges Vertrauen voraussetzt.
Auf dem Höhepunkt der Aktivität arbeiteten fast 10 Softcom-Mitarbeiter in Vollzeit im Team von Alain Cochard. Einige von ihnen haben sogar von Anfang bis Ende am Programm zur Modernisierung des Campus Management teilgenommen. Frédéric Jordan ist einer von ihnen. Der Projektleiter, Alain Cochard, hat auch eine Führungsrolle mit der gleichen Strategie wie die Universität: „Ich kam mit einem Team von vier Personen an die Universität Freiburg. Jede Fakultät hatte ihre eigene Funktionsweise und ihre Besonderheiten. Unsere größte Herausforderung bestand von Anfang an darin, ihre Prozesse zu harmonisieren und gleichzeitig gewisse Eigenheiten beizubehalten.“
Gegenseitiges Vertrauen in alle Prüfungen
Diese Arbeit erfordert Geduld, bilaterale Sitzungen und Ausbildung: « Es gab eine sehr gute Zusammenarbeit zwischen und mit den Fakultäten“, betont Frédéric Jordan. Sie waren offen für Veränderungen, was es uns ermöglichte, innovative Lösungen zu entwickeln, die ihren Bedürfnissen entsprachen. Aber wie bei allen Vereinheitlichungsprojekten ist es wichtig, alle miteinander in Einklang zu bringen. Es waren viele Gespräche und Verhandlungen nötig, um zu Ergebnissen zu kommen. Es ging auch darum, die Motivation der Teams langfristig aufrechtzuerhalten“, fährt Frédéric Jordan fort: „Dies gelang uns dank Alain Cochard, der uns sein größtes Vertrauen entgegenbrachte und gleichzeitig die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt traf, um die Komplexitäten zu bewältigen. Ohne dieses gegenseitige Vertrauen sowie ein eingespieltes und kompetentes Team hätten wir vielleicht nicht die gleichen Ergebnisse erzielt. Die Modernisierung des Campus Management ist ein Programm von sehr großer Tragweite. Es kommt nicht jeden Tag vor, dass man die Chance hat, daran mitzuwirken“.
Der Erfolg eines IT-Projekts dieser Tragweite ist nicht nur eine technische Herausforderung. Die Herausforderung ist in erster Linie menschlicher Natur, wenn es darum geht, mit allen stakeholders der Universität eine gemeinsame Sprache zu schreiben, damit das Projekt verstanden, kritisiert und angenommen wird. Delphine Simic arbeitet in Teilzeit als Verwaltungsangestellte an einer der Fakultäten der Universität Freiburg. Wie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Institution musste sie im Laufe des Projekts ihre Praktiken ändern, sich weiterbilden und informieren: „Jede Woche hatten wir eine bilaterale Sitzung mit Frédéric Jordan, um die neuesten Informationen zu erhalten und alle Bedürfnisse der fünf Fakultäten und einer Direktion zusammenzustellen“, erklärt Delphine Simic. Das war nicht einfach. Frédéric Jordan war aussergewöhnlich in menschlichen Beziehungen und in Bezug auf die Governance. Denn zwischen dem Beginn und dem Ende des Projekts haben sich alle Fakultätsleiter sowie die Mitglieder der Direktion verändert. Es mussten im Laufe des Projekts neue Personen onboarding“.
Die gemeinsame Suche nach Lösungen
Seit dem akademischen Jahr 2020 ist das Campus Management voll funktionsfähig. Eine Innovation im Management von Informationssystemen, die es der Universität Freiburg weitgehend ermöglicht hat, die Studenten und die e-learning während der gesamten Pandemie zu verwalten: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten alle problemlos ins Home office gehen. Alle Prozesse und Informationen waren in einem einzigen Portal zusammengefasst“, freut sich Alain Cochard und gesteht: „Es war uns sehr wichtig, mit Softcom eine vertrauensvolle, mehrjährige Partnerschaft einzugehen und ein Unternehmen zu haben, auf das wir uns verlassen können. Mit Softcom führen wir einen Dialog und finden gemeinsam Lösungen.“
Bild : Par Norbert Aepli, Switzerland, CC BY 2.5, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=1297942
