Le Campus Management, emblème d’un partenariat de confiance
Au sein des universités et hautes-écoles suisses, Fribourg est l’unique institution à avoir mené une refonte complète de ses systèmes d’informations. Retour sur un chantier colossal initié en 2013 auquel Softcom a contribué.
Il y a des projets de numérisation qui, par la force des choses, deviennent les cas d’école d’une collaboration inédite. De par sa complexité, des ressources humaines, techniques et organisationnelles engagées, sa singularité et sa durée, le programme de refonte du Campus Management au sein de l’Université de Fribourg, est de ceux-ci. Ce chantier colossal initié en 2013 avait pour objectif la refonte complète du système d’informations permettant la gestion de toute l’administration de l’Université. Soit la finance, les ressources humaines, la gestion des infrastructures comme des admissions et les crédits académiques, mais aussi des étudiant·es de l’inscription au diplôme. L’ensemble dans les deux langues officielles du canton. Au sein des universités et hautes-écoles suisses, Fribourg est l’unique institution à avoir mené une refonte complète de ses systèmes d’informations.
Un projet inédit
Alain Cochard a joué les chefs d’orchestre de ce programme titanesque durant les sept ans dédiés au développement et à l’implémentation du Campus Management. Le directeur adjoint des services IT de l’Université de Fribourg ne regrette pas ce travail collectif de longue haleine. Il se souvient: «En 2010, nous avions fait le constat qu’une refonte globale de nos systèmes était nécessaire afin de suivre et de s’adapter à l’évolution des études académiques (Bologne); celles aussi de nos métiers au sein de l’Université.» Afin d’amorcer ce chantier, Alain Cochard et ses équipes ont déposé une demande de moyens extraordinaires. Ils leur seront accordés en 2013. Les exigences de l’Université sont élevées. Faut-il encore décider comment les remplir. Vient alors l’heure du choix.
Le directeur adjoint des services IT de l’Université de Fribourg jouit alors de deux options. Soit il investit dans une solution du marché et l’adapte aux besoins et contraintes de l’Université. Soit il choisit un développement maison. Les hésitations n’ont pas duré longtemps: «Nous avons très vite décidé d’un développement maison afin de coller au mieux à nos processus internes, explique-t-il. Ce qui a motivé ce choix également, c’était notre envie de mener ce programme de manière agile, c’est-à-dire en mettant en production les éléments au fur et à mesure de leur développement. Nous ne voulions surtout pas de Big Bang. La méthodologie agile nous a permis d’assurer l’efficience de notre système d’informations tout en développant le nouveau.»
Une collaboration affranchie de la relation «client-fournisseur»
Alain Cochard inaugure ainsi un modèle collaboratif encore peu répandu: «Nous voulions que le prestataire externe nous alloue des compétences qui travaillent sur site au sein de nos équipes. Nous voulions pouvoir compter sur un partenaire qui nous mettent à disposition les meilleures ressources possibles à l’instant T.» A l’issue de l’appel d’offres public, le choix de l’Université de Fribourg se porte naturellement sur Softcom. En effet, depuis plusieurs années, Softcom développe une méthode et des processus agiles qui allouent des ressources spécifiques et évolutives à ses clients, selon leurs besoins à toutes les étapes de leur projet de numérisation. Cette méthode engage une forte implication du client et permet de faire preuve d’une grande réactivité à ses demandes. Ce modèle de sous-traitance s’affranchit ainsi de la relation «client-fournisseur», puisqu’il implique une étroite collaboration des équipes, beaucoup de dialogue et une confiance mutuelle considérable.
Au plus fort de l’activité, ce sont près de 10 collaborateurs de Softcom qui œuvrent à plein temps au sein de l’équipe d’Alain Cochard. Certains d’entre eux ont même participé au programme de refonte du Campus Management du début à sa fin. Frédéric Jordan est de ceux-ci. Tout comme Alain Cochard, le chef de projet senior chez Softcom a lui aussi joué le chef d’orchestre. Le défi étant de suivre la même partition: « Je suis arrivé à l’Université de Fribourg avec une équipe de quatre personnes. Chaque faculté avait son propre fonctionnement et ses spécificités. Notre plus grand défi dès le départ a été d’harmoniser leurs processus tout en maintenant certaines spécificités.»
Confiance mutuelle à toutes épreuves
Ce travail de longue haleine exige de la patience, des séances bilatérales et de la formation: «Il y avait une très bonne collaboration entre et avec les Facultés, insiste Frédéric Jordan. Elles étaient ouvertes au changement, ce qui nous a permis de mettre en place des solutions novatrices pour répondre à leurs besoins. Mais comme dans tous les projets d’uniformisation, il est important de concilier tout le monde. Cela a nécessité beaucoup de discussions et de négociations pour arriver à des résultats. Il fallait également garder la motivation des équipes sur le long terme» Frédéric Jordan poursuit: «Nous y sommes parvenus grâce à Alain Cochard, qui nous a témoigné sa plus grande confiance tout en prenant les bonnes décisions au bon moment afin de relever les complexités. Sans cette confiance mutuelle ainsi qu’une équipe soudée et compétente, nous n’aurions peut-être pas eu les mêmes résultats. La refonte du Campus Management est un programme d’une très grande envergure. Ce n’est pas tous les jours que l’on a la chance d’y contribuer.»
La réussite d’un projet informatique de cette ampleur n’est pas qu’un défi technique. L’enjeu est d’abord humain dans l’écriture d’un langage commun avec toutes les parties prenantes de l’Université afin que le projet soit compris, critiqué, adopté. Delphine Simic est administratrice à temps partiel dans l’une des Facultés de l’Université de Fribourg. Comme toutes les collaboratrices et collaborateurs de l’institution, elle a dû changer ses pratiques, se former et s’informer au fil du projet: «Toutes les semaines, nous avions une séance bilatérale avec Frédéric Jordan pour recevoir les dernières informations et compiler tous les besoins des cinq facultés et d’une direction, explique Delphine Simic. Ce n’était pas rien. Frédéric Jordan a fait des prouesses sur le plan humain et en termes de gouvernance. Car entre le début du projet et sa fin, tous les responsables de facultés, ainsi que les membres de la direction, ont changé. Il a fallu embarquer de nouvelles personnes en cours de route.»
La recherche commune de solutions
Depuis la rentrée académique 2020, le Campus Management est pleinement opérationnel. Une innovation de la gestion des systèmes d’informations qui a largement permis à l’Université de Fribourg de gérer les étudiant·es et les enseignements à distance tout au long de la pandémie: «Les collaboratrices et collaborateurs ont toutes et tous pu partir en télétravail facilement. Tous les processus et toutes les informations étaient réunis sur un seul portail», se réjouit Alain Cochard qui confesse: «Il nous était primordial de sceller un partenariat de confiance sur plusieurs années avec Softcom; d’avoir une entreprise sur laquelle nous pouvions compter. Avec Softcom nous dialoguons et nous trouvons ensemble des solutions.»
Crédit photo : Par Norbert Aepli, Switzerland, CC BY 2.5, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=1297942
